Atunci când deschideți sau administrați o unitate HoReCa, documentele HACCP nu sunt singurele care contează. Pe lângă proceduri, formulare și fișe de monitorizare, aveți nevoie și de o serie de contracte și documente externe care demonstrează că anumite activități sunt controlate corect.
Aici intră contractele pentru DDD, colectarea deșeurilor, medicina muncii, analize de laborator, documente pentru apă, declarații de conformitate pentru ambalaje și, în anumite cazuri, autorizații pentru transport sau contracte pentru ulei alimentar uzat.
Important: nu toate contractele se aplică tuturor unităților. Un restaurant cu prăjire în baie de ulei va avea nevoie de documente diferite față de o cafenea care servește doar cafea și produse ambalate. De aceea, lista trebuie adaptată în funcție de activitatea reală a unității.
Regulamentul (CE) nr. 852/2004 cere operatorilor din sectorul alimentar să pună în aplicare, să implementeze și să mențină proceduri permanente bazate pe principiile HACCP. În practică, aceste proceduri trebuie susținute prin documente, înregistrări și dovezi externe, acolo unde activitatea o impune.
Contracte necesare pentru aproape orice restaurant
- Contract DDD
- Contract colectare deșeuri
- Contract medicina muncii + fise de aptitudini
- Cursuri de igienă pentru personal
Contracte necesare doar în funcție de activitate
- Contract colectare ulei uzat
- Contract colectare subproduse de origine animală
- Contract laborator analize autocontrol
- Contract / documente pentru transport alimente
De ce sunt importante contractele în HoReCa?
Contractele nu sunt simple hârtii puse într-un dosar. Ele arată că unitatea dumneavoastră are soluții concrete pentru riscurile care pot afecta siguranța alimentelor.
De exemplu:
- contractul DDD arată că aveți un sistem de prevenire și combatere a dăunătorilor;
- contractul de colectare deșeuri arată că deșeurile nu sunt gestionate la întâmplare;
- fișele de aptitudine arată că personalul este monitorizat din punct de vedere medical;
- buletinele de analiză arată că apa, suprafețele sau produsele pot fi verificate prin laborator;
- declarațiile de conformitate pentru ambalaje arată că materialele folosite pot intra în contact cu alimentele.
Într-un control, inspectorul nu verifică doar dacă aveți dosar HACCP. Verifică dacă sistemul este aplicat și susținut prin dovezi. Iar multe dintre aceste dovezi sunt chiar contractele și documentele externe.
1. Contract DDD: dezinsecție, deratizare, dezinfecție
Primul contract pe care ar trebui să îl aveți în dosar este contractul DDD. Acesta acoperă serviciile de dezinsecție, deratizare și, după caz, dezinfecție.
Într-o unitate alimentară, dăunătorii reprezintă un risc major. Pot contamina alimentele, suprafețele de lucru, ambalajele și zonele de depozitare. De aceea, controlul dăunătorilor trebuie tratat ca parte din sistemul de siguranță alimentară.
Ce ar trebui să păstrați în dosar:
- contractul cu firma DDD;
- rapoartele sau procesele verbale de intervenție;
- fișele produselor utilizate;
- planul de amplasare a capcanelor, dacă este cazul;
- recomandările firmei DDD și dovada remedierii problemelor semnalate.
Acest contract este necesar pentru restaurante, cafenele, fast-food-uri, pizzerii, cofetării, brutării, cantine, magazine alimentare și alte unități care manipulează, depozitează sau comercializează alimente.
2. Contract colectare deșeuri menajere
Orice unitate HoReCa generează deșeuri. Chiar și o cafenea mică produce ambalaje, resturi, șervețele, pahare, produse expirate sau alte deșeuri rezultate din activitatea zilnică.
De aceea, este necesar un contract pentru colectarea deșeurilor menajere sau a deșeurilor generate în mod curent de activitate.
Ce trebuie să urmăriți:
- să existe contract cu un operator de salubritate/colectare;
- să existe dovada ridicărilor, acolo unde se emit documente;
- spațiul de depozitare temporară a deșeurilor să fie curat;
- recipientele să fie închise, igienizate și amplasate corespunzător;
- traseul de evacuare a gunoiului să nu contamineze alimentele sau produsele finite.
În procedurile HACCP, managementul deșeurilor este strâns legat de prevenirea contaminării. Deșeurile nu trebuie să se intersecteze cu fluxurile alimentelor, mai ales cu produsele finite.
3. Contract colectare ulei uzat alimentar
Acest contract este necesar dacă unitatea folosește prăjire în baie de ulei.
Exemple de unități unde poate fi necesar:
- fast-food-uri;
- restaurante;
- pizzerii;
- unități de catering;
- food truck-uri;
- cantine;
- unități care prepară cartofi prăjiți, șnițele, produse pane, gogoși sau alte produse prăjite.
Uleiul alimentar uzat nu trebuie aruncat în chiuvetă, canalizare sau împreună cu deșeurile menajere. Acesta trebuie colectat separat și predat către un operator autorizat.
Ce documente ar trebui să aveți:
- contract cu un colector autorizat;
- procese verbale/bonuri de predare;
- evidența cantităților predate;
- recipiente dedicate pentru stocarea temporară a uleiului uzat;
- instrucțiuni interne pentru personal.
Dacă aveți friteuză, este util să aveți și o fișă de schimb ulei sau o fișă de monitorizare a calității uleiului, în funcție de procedura internă.
4. Contract pentru colectarea subproduselor de origine animală
Acest contract poate fi necesar dacă manipulați carne crudă, pește crud sau alte produse de origine animală care generează deșeuri specifice.
Aici pot intra anumite resturi de origine animală care nu mai sunt destinate consumului uman. Regulamentul (CE) nr. 1069/2009 stabilește cadrul pentru subprodusele de origine animală și produsele derivate care nu sunt destinate consumului uman, acestea fiind considerate o posibilă sursă de risc pentru sănătatea publică și animală.
Exemple de unități unde poate apărea această obligație:
- carmangerii;
- măcelării;
- restaurante care tranșează carne;
- unități care manipulează pește crud;
- bucătării centrale;
- catering cu procesare de materii prime de origine animală.
Ce ar trebui verificat:
- dacă activitatea generează astfel de subproduse;
- dacă este necesar contract cu operator autorizat;
- cum sunt colectate și depozitate temporar aceste deșeuri;
- ce documente de predare se emit;
- dacă personalul știe să le separe corect.
Nu toate restaurantele au nevoie automat de acest contract. Dacă lucrați doar cu produse porționate, ambalate și nu generați astfel de resturi, situația trebuie analizată în funcție de activitatea reală.
5. Contract medicina muncii și fișe de aptitudine
Pentru personalul care lucrează într-o unitate HoReCa, supravegherea sănătății este esențială. Angajații care manipulează alimente pot transmite contaminări dacă au anumite boli, simptome sau leziuni.
De aceea, unitatea trebuie să aibă contract de medicina muncii și fișe de aptitudine pentru angajați. Hotărârea Guvernului nr. 355/2007 stabilește cerințele minime pentru supravegherea sănătății lucrătorilor, iar supravegherea este asigurată de medici specialiști de medicina muncii.
Ce trebuie să existe în dosar:
- contract cu furnizorul de medicina muncii;
- fișe de aptitudine pentru angajați;
- evidența controalelor medicale periodice;
- recomandările medicului, dacă există;
- dovada că angajații sunt apți pentru activitatea desfășurată.
În documentația HACCP, igiena și sănătatea personalului sunt elemente importante. Personalul trebuie să declare simptome precum febră, diaree, vărsături, leziuni infectate sau alte probleme care pot afecta siguranța alimentelor.
6. Cursuri de igienă pentru personal
Personalul care lucrează în sectorul alimentar trebuie instruit. Nu este suficient ca angajații să „știe din experiență”. Regulile de igienă trebuie explicate, aplicate și dovedite.
Pentru anumite categorii de personal, sunt necesare cursuri privind noțiunile fundamentale de igienă. Ordinul nr. 1225/2003 aprobă metodologia pentru organizarea și certificarea instruirii profesionale a personalului privind însușirea noțiunilor fundamentale de igienă.
Ce trebuie să păstrați:
- certificatele de absolvire;
- lista persoanelor instruite;
- tematica instruirii;
- fișele interne de instruire HACCP;
- procesele verbale de instruire periodică.
Recomandarea practică este ca instruirea să nu fie tratată doar ca document. Personalul trebuie să înțeleagă efectiv reguli precum spălarea mâinilor, schimbarea echipamentului, separarea crud/gătit, curățenia la locul de muncă și completarea fișelor.
7. Contract pentru analize de laborator în programul de autocontrol
Pentru unitățile fixe, este util și uneori necesar să existe un program de autocontrol care poate include analize pentru alimente, suprafețe, apă sau teste de sanitație.
Nu toate unitățile au același nivel de risc. O cofetărie cu produse refrigerate și creme are alte riscuri față de o cafenea care vinde doar băuturi calde și produse ambalate. De aceea, analizele trebuie stabilite în funcție de activitate.
Ce poate include autocontrolul:
- teste de sanitație pentru suprafețe;
- analize pentru produse finite;
- analize pentru apă;
- verificări microbiologice;
- probe din zone cu risc ridicat.
Ce documente se păstrează:
- contractul cu laboratorul;
- buletinele de analiză;
- programul de autocontrol;
- măsurile luate în cazul rezultatelor necorespunzătoare.
Analizele de laborator nu înlocuiesc procedurile HACCP. Ele verifică dacă măsurile de control funcționează.
8. Document de înregistrare sanitar-veterinară și pentru siguranța alimentelor
Orice unitate care desfășoară activități alimentare trebuie să verifice dacă are nevoie de înregistrare sau autorizare sanitar-veterinară și pentru siguranța alimentelor, în funcție de specificul activității.
Pentru multe activități HoReCa, documentul de înregistrare emis de DSVSA este unul dintre documentele principale din dosar. Ordinul ANSVSA nr. 111/2008 reglementează procedura de înregistrare sanitară veterinară și pentru siguranța alimentelor pentru activități de vânzare cu amănuntul, producție, procesare, depozitare, transport și comercializare a produselor alimentare de origine animală sau nonanimală.
Exemple de unități vizate:
- restaurante;
- cafenele;
- fast-food-uri;
- pizzerii;
- cofetării;
- patiserii;
- brutării;
- catering;
- magazine alimentare;
- food truck-uri;
- laboratoare alimentare.
Ce trebuie să păstrați:
- documentul de înregistrare DSVSA;
- cererea depusă, dacă este utilă;
- documentele anexate la dosar;
- eventualele notificări sau modificări ulterioare;
- dovada actualizării datelor dacă apar schimbări de activitate, spațiu sau flux.
Dacă modificați activitatea, meniul, punctul de lucru sau modul de livrare, este recomandat să verificați dacă documentul existent mai acoperă activitatea reală.
9. Autorizație sau înregistrare pentru mijloacele de transport alimente
Dacă unitatea face transport cu mijloace auto proprii, trebuie verificată obligația de autorizare sau înregistrare a mijloacelor de transport, în funcție de produsele transportate și de specificul activității.
Ordinul ANSVSA nr. 57/2010 reglementează procedura de autorizare sanitar-veterinară și pentru siguranța alimentelor a unităților care produc, procesează, depozitează, transportă și/sau distribuie produse de origine animală. Pentru produse de origine nonanimală, Ordinul nr. 111/2008 include și activități de transport, în funcție de specificul activității.
Acest document poate fi relevant dacă:
- livrați produse alimentare cu mașini proprii;
- transportați produse refrigerate;
- transportați produse congelate;
- livrați catering;
- aveți bucătărie centrală și puncte de desfacere;
- transportați produse finite către evenimente.
Ce trebuie să existe:
- documentul de autorizare/înregistrare pentru mijlocul de transport, dacă este aplicabil;
- fișe de igienizare auto;
- fișe de temperatură transport, dacă transportați produse cu temperatură controlată;
- procedură de transport;
- instrucțiuni pentru șofer/personalul de livrare.
O mașină folosită pentru transport alimentar trebuie să fie curată, întreținută și folosită astfel încât produsele să nu fie contaminate.
Greșeli frecvente în dosarul de contracte
În practică, cele mai multe probleme nu apar pentru că unitatea nu are niciun document, ci pentru că documentele nu sunt complete, nu sunt actualizate sau nu corespund activității reale.
Greșeli întâlnite frecvent:
- există contract DDD, dar lipsesc rapoartele de intervenție;
- există produse de igienizare, dar lipsesc fișele tehnice și avizele;
- există ambalaje pentru livrare, dar lipsesc declarațiile de conformitate;
- există friteuză, dar nu există contract pentru ulei uzat;
- există livrare proprie, dar nu există documente pentru mijlocul de transport;
- există angajați noi, dar lipsesc fișele de aptitudine;
- există fișe HACCP completate, dar termometrele nu sunt verificate;
- există activitate cu risc ridicat, dar nu există program de autocontrol prin laborator.
Recomandarea mea este să verificați contractele cel puțin o dată pe an sau ori de câte ori schimbați activitatea, meniul, spațiul, furnizorii, echipamentele sau modul de livrare.
Cum vă organizați dosarul de contracte
Pentru o verificare rapidă, puteți avea o secțiune separată în dosarul HACCP numită:
„Contracte și documente externe”
În această secțiune puteți păstra documentele în ordinea următoare:
- Document înregistrare DSVSA
- Contract DDD + rapoarte
- Contract colectare deșeuri
- Contract colectare ulei uzat, dacă este cazul
- Contract colectare subproduse origine animală, dacă este cazul
- Contract medicina muncii + fișe de aptitudine
- Certificate cursuri igienă
- Buletine analiză apă
- Buletine analize laborator/autocontrol
- Fișe tehnice și avize substanțe igienizare
- Declarații conformitate materii prime + ambalaje
- Verificări metrologice/etalonări
- Documente pentru transport, dacă este cazul
Ideal este să aveți și o listă de control, cu data expirării sau data ultimei verificări pentru fiecare document.
Concluzie
Contractele necesare pentru o unitate HoReCa nu trebuie privite ca o listă standard copiată de la altă firmă. Ele trebuie stabilite în funcție de activitatea reală: ce produse manipulați, ce echipamente folosiți, dacă aveți prăjire, dacă livrați, dacă transportați alimente, dacă folosiți produse refrigerate sau congelate și ce tip de deșeuri generați.
Pentru majoritatea unităților, contractele de bază sunt cele pentru DDD, colectare deșeuri, medicina muncii, instruirea personalului, documentele pentru igienizare, ambalaje și înregistrarea DSVSA. Restul documentelor se adaugă în funcție de specificul activității.
Dacă vreți să evitați confuziile, cel mai simplu este să construiți dosarul în jurul întrebării: „Ce riscuri există în unitatea mea și ce dovadă am că le controlez?”
SIGAL vă poate ajuta cu modele de documente HACCP, proceduri, formulare și liste de verificare adaptate pentru restaurante, cafenele, fast-food-uri, cofetării, brutării, catering, magazine alimentare și alte unități HoReCa.
Mihai Stan
Fondator SigAl | Specialist Tehnologia Alimentară
Absolvent USAMV București cu un master în biosecuritatea produselor alimentare și o experiență de peste 15 ani în managementul calității și audit (IFS).
Expert în implementarea sistemelor de siguranță pentru Horeca și producție (HACCP), ajutând antreprenorii să aplice legislația prin soluții practice și eficiente.
Specializat în transpunerea normelor de igienă DSP în proceduri și formulare de lucru simplificate pentru saloanele de înfrumusețare și frizerii.
Notă: Informațiile din acest articol au scop informativ și trebuie adaptate la specificul fiecărei unități. Pentru situații particulare, verificați cerințele aplicabile la DSVSA, DSP, autoritatea locală sau cu un specialist în domeniu.
Întrebări frecvente despre documentele si contractele necesare deschiderii unui restaurant
Pentru deschiderea unui restaurant, în mod uzual sunt necesare contracte și documente externe precum: contract DDD, contract colectare deșeuri, contract medicina muncii, certificate de igienă pentru personal, documente pentru substanțele de igienizare, declarații de conformitate pentru ambalaje și documentul de înregistrare sanitar-veterinară DSVSA. În funcție de activitate, pot fi necesare și contracte pentru colectarea uleiului uzat, analize de laborator, transport alimente sau colectarea subproduselor de origine animală.
Da, contractul DDD este unul dintre documentele importante pentru o unitate alimentară. Acesta demonstrează că restaurantul are măsuri pentru prevenirea și combaterea dăunătorilor, cum ar fi rozătoarele sau insectele. Pe lângă contract, este recomandat să păstrați și rapoartele de intervenție, planul de amplasare a capcanelor și documentele produselor utilizate de firma DDD.
Da, orice restaurant generează deșeuri și trebuie să aibă o soluție organizată pentru colectarea acestora. Contractul de colectare a deșeurilor menajere arată că resturile și ambalajele rezultate din activitate sunt eliminate printr-un operator autorizat. În plus, deșeurile trebuie depozitate temporar în recipiente închise, curate și amplasate astfel încât să nu contamineze alimentele.
Contractul pentru colectarea uleiului uzat este necesar dacă restaurantul folosește prăjire în baie de ulei, de exemplu pentru cartofi prăjiți, șnițele, produse pane, gogoși sau alte preparate similare. Uleiul alimentar uzat nu se aruncă la canalizare sau împreună cu deșeurile menajere, ci se colectează separat și se predă către un colector autorizat.
Da, restaurantul trebuie să aibă contract de medicina muncii pentru personal. Angajații care manipulează alimente trebuie să fie evaluați medical și să aibă fișe de aptitudine. Aceste documente arată că personalul este apt pentru activitatea desfășurată și ajută la prevenirea riscurilor legate de transmiterea unor boli prin alimente.
Da, personalul care lucrează în domeniul alimentar trebuie să fie instruit privind regulile de igienă și siguranță alimentară. În funcție de post și activitate, pot fi necesare certificate pentru noțiuni fundamentale de igienă. Pe lângă certificate, este recomandat ca restaurantul să păstreze și fișe interne de instruire HACCP, procese verbale și tematici de instruire.
Analizele de apă pot fi necesare în funcție de sursa apei și de programul de autocontrol al unității. Dacă restaurantul folosește apă din sursă proprie, rezervoare sau există suspiciuni privind calitatea apei, buletinele de analiză devin foarte importante. Chiar și în cazul apei din rețeaua publică, este recomandat să verificați cerințele aplicabile și să stabiliți un program de autocontrol adaptat activității.
Daca folositi gheata pe care o produceti in unitate, este nevoie de analize la gheata.
Contractul cu un laborator poate fi necesar sau recomandat pentru programul de autocontrol al restaurantului. Acesta poate include teste de sanitație pentru suprafețe, analize pentru apă sau analize pentru produse alimentare. Analizele nu înlocuiesc procedurile HACCP, dar ajută la verificarea faptului că măsurile de igienă și control funcționează corect.
Da, dacă folosiți ambalaje sau materiale care intră în contact cu alimentele, este recomandat să aveți declarații de conformitate de la furnizori. Aici pot intra caserole, pahare, capace, folie alimentară, cutii pentru pizza, tăvi de cofetărie sau alte materiale similare. Aceste documente arată că ambalajele sunt potrivite pentru contactul cu produsele alimentare.
Dacă restaurantul folosește cântare, termometre sau alte echipamente de măsurare, acestea trebuie controlate corespunzător. În funcție de echipament și utilizare, poate fi necesară verificare metrologică sau etalonare. Aceste documente susțin fișele de monitorizare și arată că măsurătorile de temperatură sau greutate sunt de încredere.
ATENTIE: orice echipament de masurare (cantar sau termometru) se considera ca este verificat metrologic cat time este in GARANTIE
Dacă restaurantul transportă alimente cu mijloace proprii, DA. Acest lucru este important mai ales dacă transportați produse refrigerate, congelate, catering sau produse finite către alte locații. În plus, trebuie să existe reguli pentru igienizarea mașinii și, unde este cazul, monitorizarea temperaturii în timpul transportului.
Nu. Contractele necesare depind de activitatea reală a restaurantului. Un restaurant care folosește friteuză va avea nevoie de contract pentru ulei uzat, iar unul care livrează cu mașini proprii poate avea nevoie de documente pentru transport. O unitate care manipulează carne crudă poate avea obligații diferite față de o cafenea cu produse ambalate. De aceea, lista de contracte trebuie adaptată fiecărei unități.
La un control se pot verifica documente precum înregistrarea DSVSA, contractul DDD, contractul de colectare deșeuri, fișele de aptitudine ale angajaților, certificatele de igienă, documentele pentru substanțele de igienizare, declarațiile de conformitate pentru ambalaje, fișele HACCP și dovezile de autocontrol. Lista exactă depinde de specificul restaurantului și de riscurile activității.
Contractele și documentele externe ar trebui păstrate într-o secțiune separată a dosarului HACCP, de exemplu „Contracte și documente externe”. Este util să aveți o listă de verificare cu toate contractele, data semnării, valabilitatea, data ultimei intervenții sau analize și responsabilul intern. Astfel, documentele pot fi prezentate rapid la control.
Dacă lipsește un contract necesar pentru activitatea restaurantului, unitatea poate fi considerată nepregătită pentru controlul acelui risc. De exemplu, lipsa contractului DDD poate indica lipsa unui sistem de prevenire a dăunătorilor, iar lipsa contractului pentru ulei uzat poate crea probleme dacă restaurantul folosește friteuză. Recomandarea este să verificați periodic dosarul și să actualizați contractele înainte de expirare.
In functie de inspector si de gravitate, masura dispusa poate fi avertisment sau amenda. Lipsa unor documente precum autorizatia de functionare poate duce la suspendarea activitatii.
