Trasabilitatea este, din experiența mea, una dintre cele mai greu de demonstrat cerințe într-un restaurant, mai ales atunci când vine un inspector în control.
Conceptul este simplu. Dar, cum spunem de multe ori, teoria ca teoria, practica ne omoară.
În bucătărie intră ingrediente, se deschid ambalaje, se porționează carne, se pregătesc sosuri și se marinează produse. Dintr-un ingredient faci mai multe preparate, iar în aceeași zi poți să consumi două loturi diferite din același produs.
Problema este să poți arăta ulterior ce ai folosit, din ce lot și în ce preparat. Iar aici, în multe restaurante, lipsește exact legătura dintre ingredientele recepționate și mâncarea produsă.
Ce înseamnă trasabilitatea, pe înțelesul tuturor
Să presupunem că un inspector deschide frigiderul și găsește o cuvă GN cu piept de pui marinat.
Te întreabă: „De unde provine carnea aceasta?”
Îi arăți factura. Dar în frigider nu mai este produsul în ambalajul furnizorului. Carnea a fost desfăcută, poate porționată, amestecată cu ulei și condimente și pusă la marinat.
Trebuie să poți lega produsul din cuvă de ingredientele folosite. Ce piept de pui? Din ce lot? De la ce furnizor? Ce ulei și ce condimente?
Mai departe, dacă apare o problemă cu acel lot de carne, trebuie să poți identifica preparatele în care l-ai utilizat.
Aceasta este problema practică pe care o rezolvă trasabilitatea: să poți urmări de unde a venit produsul și ce s-a întâmplat cu el.
Ce este un lot și unde îl găsești
Lotul este identificatorul unui grup de produse. Pe eticheta furnizorului îl poți găsi sub forma unui cod, uneori precedat de litera „L”. Nu îl confunda cu denumirea produsului sau cu numărul facturii.
Poți primi același piept de pui, de la același furnizor, în două loturi diferite. Produsul este același, dar identificarea lotului diferă.
Când prepari ceva în bucătăria ta, poți atribui produsului obținut un lot intern, conform regulilor stabilite în unitate.
De exemplu, pentru o producție de piept de pui marinat poți folosi codul PM-1409-01. Este doar un exemplu de codificare. Important este să îl folosești consecvent și să poți identifica fără confuzie producția respectivă.
Lotul intern nu șterge loturile ingredientelor. El trebuie să rămână legat de acestea prin înregistrările de producție.
Ce înseamnă trasabilitate în amonte și în aval?
Termenii par mai complicați decât sunt în realitate.
În amonte înseamnă că pornești de la produs și mergi înapoi către ingrediente și furnizori. În exemplul nostru, pornești de la cuva cu piept de pui marinat și identifici carnea, uleiul și condimentele folosite.
În aval înseamnă că urmărești unde a ajuns produsul. Din pieptul de pui marinat ai făcut pui la grătar, tigaie picantă sau alte preparate.
Legătura dintre aceste operațiuni din bucătărie reprezintă trasabilitatea internă. Dacă livrezi către alte firme, urmărirea continuă și către acei destinatari.
Obligația generală presupune identificarea furnizorilor și a clientilor (in cazul livrarilor la domiciliu / catre alti comercianti in cazul fabricilor) către care livrezi. Pentru servirea directă către consumatorul final, aceasta nu înseamnă identificarea fiecărui client din restaurant.
Regulamentul (CE) nr. 178/2002 (Articolul 18 si Articolul 19) stabilește principiile generale ale legislației alimentare la nivel european.
Operatorii trebuie să aibă sisteme și proceduri prin care aceste informații să poată fi puse la dispoziția autorităților competente, atunci când sunt solicitate informatii despre trasabilitate.
Așadar, trasabilitatea nu este doar o cerință teoretică. Este o obligație practică: informațiile trebuie să existe, să fie coerente și să poată fi prezentate rapid în cazul unui control sau audit.
Cum ții trasabilitatea: un exemplu de la recepție până la preparat
Rămânem la pieptul de pui. Ca să fie ușor de urmărit, iată cum se leagă etapele:
| Etapa | Ce se întâmplă în bucătărie | Ce păstrezi în evidență |
|---|---|---|
| Recepție | Primești piept de pui de la furnizor. | Factura, Delcaratia de conformitate, Registrul / Formularul de receptie. In cazul produselor refrigerate trebuie sa treci inclusiv temperatura produsului la receptie. |
| Depozitare | Pui carnea în frigider. Dacă o muți în alt recipient, păstrezi identificarea. | TOATE produsele depozitate trebuie sa poata fi identificate / lotizate. Fie pastrezi produsele in ambalajul original, fie etichetezi cu LOT intern |
| Marinare | Folosești carnea, uleiul și condimentele pentru o producție de piept de pui marinat. | Raport de productie – Piept de pui marinat Ingredientele consumate, cantitățile și loturile lor, produsul rezultat și lotul intern atribuit. |
| Identificarea cuvei | Etichetezi cuva cu piept de pui marinat. | Etichetezi cuva cu LOT INTERN, data productie, numele produsului, temen de valabilitate (24 – 48 ore) Lotul intern apare pe etichetă și în raportul de producție, împreună cu celelalte informații prevăzute de procedura unității. |
| Preparare | Folosești pieptul de pui marinat in 2 preparate diferite, o parte pentru pui la grătar și o parte pentru tigaie picantă. | Raport de productie – Piept de pui la gratar Raport de productie – Tigaie picanta Înregistrezi cantitatea de semifabricat consumată și lotul intern din care provine. |
| Livrare | Ambalarea produsului, depozitare si pregatirea livrarii | Factura de vanzare + Declaratia de conformitate |
La final, trebuie să poți parcurge traseul în ambele sensuri.
De la cuvă ajungi la raportul de producție, de acolo la loturile ingredientelor și apoi la recepții și furnizori.
Dacă pornești de la un lot de carne despre care furnizorul te anunță că are o problemă, urmărești în ce producții l-ai folosit.
La recepție verifici produsul, eticheta și documentele
Trasabilitatea începe la recepție. Aici identifici ce ai primit și de la cine.
Verifici eticheta produsului și documentele de însoțire. Dacă lotul apare și în documente, acesta trebuie să corespundă cu produsul primit. O declarație de conformitate care se referă la alt lot nu îți explică proveniența cărnii pe care o ai în față.
Documentele necesare depind de produs și de cerințele aplicabile. Pentru alimentele de origine animală vizate de Regulamentul 931/2011 sunt prevăzute informații precum descrierea produsului, cantitatea, expeditorul, destinatarul, identificarea lotului sau transportului și data expedierii. Formatul în care sunt furnizate poate varia. Regulamentul 931/2011, articolul 3.
În practică, la recepție ai deja etichete și documente de la care poți porni. Dar trebuie să păstrezi legătura cu ele și după ce produsul intră în bucătărie.
Ce faci cu eticheta după ce desfaci ambalajul?
Aici apare o situație foarte obișnuită: desfaci carnea, o muți într-o cuvă și arunci ambalajul.
Dacă nu ai preluat informațiile necesare, ulterior va fi greu să spui din ce lot provine produsul. Mai ales dacă ai primit același ingredient în mai multe zile.
Înainte să arunci ambalajul, păstrezi informația despre lot și o legi de recipientul sau de producția în care ai folosit produsul.
La depozitare urmărești și ordinea utilizării ingredientelor: FIFO, după ordinea intrării, sau FEFO, după termenul care expiră primul. Dar faptul că ai folosit mai întâi produsul mai vechi nu înlocuiește înregistrarea lotului consumat.
Raportul de producție este punctul central de legătura dintre ingrediente și preparate
Din ceea ce întâlnesc în restaurante, aici se rupe cel mai des trasabilitatea.
Există facturile. Există rețetarul. Dar nu există un raport de producție completat cu ingredientele și loturile folosite efectiv.
Pentru pieptul de pui marinat, raportul trebuie să îți permită să identifici:
- ingredientele consumate;
- cantitatea și lotul fiecărui ingredient;
- produsul obținut și cantitatea rezultată;
- data producției și lotul intern atribuit.
Pe cuvă apare lotul intern. În raport apare același lot intern, legat de ingredientele consumate.
Rețetarul îți spune cum este prevăzut să faci produsul. Raportul de producție arată ce ai folosit pentru producția respectivă.
Pentru formular și explicații de completare, poți consulta modelul de raport de productie pentru trasabilitate disponibil in acest articol.
Dar cine notează toate acestea când bucătarul are comenzi?
Aici este dificultatea reală.
Nu este suficient să spui „trebuie completat raportul”. Trebuie să stabilești cine înregistrează informațiile, unde le înregistrează și în ce moment.
O rutină simplă pe care o poți organiza în unitate este următoarea:
- La pregătirea unei producții, persoana care lucrează cu ingredientele consemnează loturile și cantitățile utilizate.
- Când obține semifabricatul (pieptul de pui marinat in exemplul nostru), îi atribuie lotul intern și etichetează recipientul.
- Când începe un alt lot, notează schimbarea atunci, cât informația este încă la îndemână.
- La centralizare, persoana desemnată completează și verifică raportul pe baza acestor înregistrări.
Poți lucra direct în raport sau poți avea o fișă operativă în bucătărie. Dacă folosești notițe, ele trebuie să identifice clar produsul, data, cantitatea și lotul.
Centralizarea la sfârșitul zilei este diferită de reconstituirea din memorie. Dacă nu ai notat nimic în timpul lucrului, seara va fi greu să mai știi exact ce lot ai folosit.
Iar trimiterea documentelor la contabilitate nu rezolvă această lipsă. Contabilitatea nu poate afla ulterior ce piept de pui ai pus într-o anumită cuvă dacă informația nu a fost consemnată în bucătărie.
Ce faci când folosești două loturi în aceeași zi?
Să presupunem că ai consumat 10 kg de piept de pui: 7 kg din lotul ABC1 și 3 kg din lotul ABC2.
Varianta cea mai clară este:
| Ingredient | Cantitate consumată | Lot |
|---|---|---|
| Piept de pui | 7 kg | ABC1 |
| Piept de pui | 3 kg | ABC2 |
Dacă notezi doar „10 kg — loturile ABC1 și ABC2”, păstrezi informația că au fost implicate ambele loturi, dar nu mai poți stabili din acea înregistrare cantitatea consumată din fiecare.
Această diferență contează când trebuie să investighezi o problemă. De aceea, recomand consemnarea separată atunci când poți urmări consumul pe lot.
Nu completezi însă cantități exacte din presupuneri, doar ca să arate bine raportul.
De ce cantitățile din rețetă nu coincid întotdeauna cu cele din bucătărie
Într-un restaurant, stocul scriptic și cel fizic nu coincid întotdeauna.
Mai există pierderi la pregătire, produse aruncate, bucăți mai mari sau mai mici. Dacă rețeta prevede o anumită cantitate pentru o porție, în practică se poate folosi mai mult.
Pentru carne, recomand urmărirea consumului în kilograme. Poți evidenția și numărul de porții obținute, dar acesta trebuie corelat cu cantitățile utilizate.
Consumul calculat după rețetă este un reper. Nu dovedește singur nici consumul efectiv, nici lotul folosit. Diferențele trebuie urmărite și explicate prin evidențele unității.
Cum verifici dacă trasabilitatea funcționează la tine
Deschide frigiderul și alege o cuvă cu un semifabricat.
- Poți identifica produsul și lotul lui intern?
- Găsești raportul în care a fost înregistrată prepararea?
- Din acel raport poți ajunge la lotul ingredientului principal și la furnizor?
- Poți urmări în ce preparate ai folosit semifabricatul?
Dacă te blochezi într-un punct, acolo trebuie îmbunătățită evidența.
În multe dintre situațiile pe care le întâlnesc, blocajul apare la producție. Ingredientele au intrat cu documente, dar transformarea lor în semifabricate și preparate nu a mai fost înregistrată.
Cum ții trasabilitatea: pe hârtie, în Excel sau în aplicația SIGAL?
Metodele clasice (Excel / pe hartie) pot funcționa temporar, dar devin limitate atunci când volumul de lucru crește.
| Metoda clasică: hârtie / Excel | Impact operațional |
|---|---|
| Calcul manual al consumurilor pe baza rețetelor | Pierdere de timp pentru personalul calificat și risc crescut de eroare. |
| Respectarea FIFO prin verificare manuală | Risc de folosire greșită a loturilor sau de păstrare prea lungă a loturilor vechi în stoc. |
| Facturi, declarații și rapoarte păstrate în dosare separate | Informațiile sunt greu de corelat în timpul unui control sau audit. |
| Completarea rapoartelor după terminarea producției | Crește riscul ca informațiile să fie incomplete sau bazate pe estimări. |
| Actualizarea separată a stocurilor | Pot apărea diferențe între stocul real și stocul scriptic. |
| Corecturi manuale pe documente tipărite | Istoricul modificărilor devine greu de urmărit. |
| Căutarea unui lot în mai multe registre | Timp mare de reacție în cazul unui lot neconform sau al unei reclamații. |
Aceste probleme nu înseamnă că hârtia este inutilă. Înseamnă că hârtia are limite clare atunci când activitatea devine complexă.
Poți ține trasabilitatea și pe hârtie sau în Excel. Problema apare când trebuie să legi recepțiile de loturi, loturile de producție și producția de consumurile din bucătărie.
Cât timp ai puține înregistrări, le poți urmări relativ ușor. Când ai mai mulți furnizori, mai multe loturi din același ingredient și producție în fiecare zi, munca de completare și verificare crește.
| Ce ai de făcut | Pe hârtie sau în Excel | În aplicația SIGAL |
|---|---|---|
| Înregistrezi recepția | Completezi fișa și păstrezi documentele furnizorului, apoi corelezi informațiile. | Înregistrezi furnizorul, documentul, ingredientele, cantitățile și loturile în aplicație. |
| Urmărești loturile din stoc | Verifici recepțiile și consumurile din registre sau tabele. | Consulți evidența loturilor și a stocurilor înregistrate in timp real. |
| Lucrezi cu rețetele | Cauți rețetarul și calculezi consumurile necesare pentru cantitatea produsă. | Gestionezi rețetele și ingredientele în același sistem cu evidențele de producție. |
| Înregistrezi producția | Completezi raportul și faci legătura cu loturile ingredientelor utilizate. | Înregistrezi producția și consumurile pe loturi în aplicație. Introduci cantitatea produsa, calculam automat consumurile si alocam loturile materiilor prime AUTOMAT |
| Cauți informații la un control | Cauți în dosare și fișiere și corelezi documentele relevante. | Consulți recepțiile, loturile și rapoartele de producție din același sistem. Raport de trasabilitate complet, pe loturi, cu un singur click. |
| Verifici evidențele din zilele anterioare | Aduni formularele sau deschizi fișierele în care ai lucrat. | Consulți înregistrările păstrate în aplicație. |
Indiferent de metoda aleasă, trebuie să înregistrezi ceea ce se întâmplă efectiv în bucătărie. Dacă folosești alt lot decât cel trecut în evidență sau nu consemnezi pierderile, diferențele pot apărea și într-un sistem digital.
Avantajul aplicației este că gestionezi aceste informații într-un singur loc și reduci munca de corelare dintre documente.
De ce contează expertiza în implementarea trasabilității?
Trasabilitatea nu este doar o problemă de software. Este o problemă de înțelegere a procesului alimentar.
Ca să construiești un sistem bun de trasabilitate, trebuie să înțelegi cum se face recepția materiilor prime, cum se lucrează cu loturile, cum se folosesc rețetele, cum se completează rapoartele de producție și ce solicită autoritățile în practică.
Într-o bucătărie, lucrurile se întâmplă rapid. În producție pot apărea diferențe între rețeta standard și consumul real. Uneori se folosește o cantitate mai mare dintr-un ingredient. Alteori se schimbă lotul. Pot exista pierderi, ajustări sau situații neprevăzute.
Un sistem bun trebuie să țină cont de aceste realități. Trebuie să ajute utilizatorul, nu să îl blocheze.
De aceea, digitalizarea trasabilității trebuie făcută pornind de la fluxul real din unitate, nu doar de la o listă teoretică de documente.
Întrebări frecvente despre trasabilitatea alimentară
Trasabilitatea alimentară este capacitatea de a urmări un aliment, o materie primă sau un produs finit în toate etapele prin care trece: recepție, depozitare, producție, distribuție, livrare sau servire.
Da. Trasabilitatea alimentară este o cerință prevăzută de legislația alimentară europeană, în special de Regulamentul (CE) nr. 178/2002, care stabilește principiile generale ale legislației alimentare.
Facturile, avizele și documentele de recepție te ajută să identifici furnizorul și produsele primite. Etichetele și evidențele loturilor, împreună cu rapoartele de producție, te ajută să urmărești ce ai folosit în preparate. Documentele necesare diferă în funcție de activitate și de produsele cu care lucrezi.
Trasabilitatea în amonte arată de unde provin materiile prime folosite într-un produs. Trasabilitatea în aval arată unde a fost folosit sau livrat un anumit lot de materie primă.
Factura îți arată de la cine ai cumpărat produsul. Dar dacă inspectorul găsește o cuvă cu piept de pui marinat, factura singură nu explică din ce lot provine carnea din acea cuvă. În exemplul nostru, legătura se face prin lotul intern de pe etichetă și raportul de producție, în care ai înregistrat ingredientele și loturile folosite.
